La présente politique explique comment les renseignements et documents transmis dans le cadre du service Diagnostic transport pour PME sont recueillis, utilisés, conservés et supprimés.Le service consiste en une analyse documentaire et opérationnelle des coûts transport basée sur les documents transmis par l’entreprise cliente.Les renseignements recueillis sont utilisés uniquement pour :• répondre à une demande d’information ;
• vérifier l’admissibilité au diagnostic ;
• confirmer le périmètre du mandat ;
• réaliser le diagnostic transport demandé ;
• produire et livrer le rapport au client ;
• assurer le suivi administratif du mandat.Aucun renseignement ou document transmis n’est vendu, loué ou utilisé à des fins publicitaires.Responsable de la protection des renseignementsLe responsable de la protection des renseignements personnels est :Émilien Provost
[email protected]Pour toute question liée à la confidentialité, à l’accès, à la correction ou à la suppression de renseignements, il est possible de communiquer par courriel à cette adresse.Renseignements et documents recueillisSelon la situation, les renseignements et documents recueillis peuvent inclure :• nom de l’entreprise ;
• nom et coordonnées de la personne-ressource ;
• adresse courriel ;
• informations transmises dans le formulaire d’admissibilité ;
• factures transport ;
• relevés ou fichiers Excel liés aux coûts transport ;
• tarifs, contrats ou ententes transport, si disponibles ;
• détails d’expédition utiles à l’analyse ;
• preuves de livraison ou POD, si disponibles ;
• échanges écrits nécessaires au suivi du mandat.Seuls les renseignements et documents nécessaires à l’évaluation de l’admissibilité, à la réalisation du diagnostic et au suivi administratif du mandat sont demandés.Accès, sous-traitance et fournisseurs techniquesL’accès aux documents et renseignements transmis est limité à Émilien Provost.Aucune sous-traitance humaine n’est utilisée pour analyser les documents ou produire le rapport.Certains fournisseurs techniques peuvent toutefois être utilisés pour le fonctionnement du service, notamment pour :• l’hébergement du site ;
• le formulaire d’admissibilité ;
• les échanges par courriel ;
• le paiement, si applicable ;
• le stockage ou la gestion administrative du dossier.Ces outils sont utilisés uniquement pour permettre le fonctionnement du service, le traitement du mandat et le suivi administratif.Aucun document ou renseignement transmis n’est vendu, loué ou partagé à des fins publicitaires.Conservation et suppression des documentsLes documents client bruts transmis pour le diagnostic sont conservés jusqu’à 120 jours après la livraison du rapport.Après ce délai, ils sont supprimés de façon sécuritaire, sauf obligation applicable ou une situation nécessitant une conservation temporaire plus longue.Un dossier minimal de suivi peut être conservé plus longtemps à des fins administratives, de preuve, de protection en cas de contestation ou de respect d’obligations applicables.Ce dossier minimal peut inclure, par exemple, les échanges essentiels, la confirmation du mandat, la preuve de livraison du rapport et les renseignements nécessaires au suivi administratif.En cas de demande écrite du client, les documents peuvent être supprimés plus tôt lorsque cela est possible et qu’aucune obligation applicable ne s’y oppose.SécuritéDes mesures raisonnables sont prises pour protéger les documents et renseignements transmis, notamment par un accès restreint, une utilisation limitée au mandat et une suppression sécuritaire lorsque les documents ne sont plus nécessaires.Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne peut toutefois être garantie comme entièrement sécurisée.Limites du serviceLe service Diagnostic transport pour PME consiste en une analyse documentaire et opérationnelle des coûts transport à partir des documents transmis par l’entreprise cliente.Il ne constitue pas un service comptable, fiscal ou juridique.Il ne comprend pas :• le courtage en transport ;
• le courtage en douane ;
• les démarches de dédouanement ;
• la négociation de tarifs ;
• la réservation ou l’organisation d’expéditions ;
• la communication directe avec les transporteurs ou autorités ;
• la représentation de l’entreprise auprès de tiers.Le rapport vise à aider l’entreprise à mieux comprendre ses coûts transport, ses frais, ses zones floues et les questions à poser, sans remplacer les conseils d’un professionnel autorisé lorsque requis.